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会議の時間、なぜ「1時間」? 日本MSの「週休3日」 実現の裏にはグローバル基準の「30分会議」

 日本マイクロソフト(日本MS)は2019年8月、「ワークライフチョイスチャレンジ2019夏」と称するプロジェクトの目玉として「週休3日制」を一時的に導入し、大きな話題となった。これを可能にした1つの要因が「30分会議」だ。

日本MSは19年夏、一時的に「週休3日制」を導入した
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世界基準は「会議=30分」?

 日本MSでは、もともと業務の効率化アイデアの1つとして、30分会議を取り入れていた。同社では07年に在宅勤務制度を導入したことを皮切りに、働き方の効率化を推進。16年には、いわゆる「コアタイム」を撤廃するなど、働く場所にとらわれない環境を整備してきた。その結果、10年ほどで年間60万時間の労働時間を削減できたという。

 日本企業の中では先進的な取り組みを進めて成功しているかのように見える日本MSだが、一方で世界各国のマイクロソフトと比較するとまだまだ無駄は多いという。例えば、メールに費やしている時間は、各国と比較すると24%も多い。また、会議においても17%の時間と、11%の人員が各国と比べて多く費やされているというデータが出ている。

 そこで、もともと一部で取り入れられてきた30分会議を推進。何となく「60分」に設定しがちな会議を一度見直し、時間を短縮できるものは30分に設定するようにした。日本MSの広報担当者は、「各国のスタッフと会議をするときも、よくよく考えると30分が基本だった」と話す。実際、マイクロソフトのソフトウエア「Outlook」で会議の設定をするときも、「30分」がデフォルトになっている。

確かに、Outlookでのデフォルトは「30分」(「Outlook 2016」画面キャプチャ)
確かに、Outlookでのデフォルトは「30分」(「Outlook 2016」画面キャプチャ)
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キーワードは「権限委譲」

 30分会議を取り入れる際に注目したのが「権限委譲」だ。例えば、メールで「とりあえずCcに入れておこう」と多くの人にメールを送信してしまいがちなのと同じことが会議でも起こりがちだという。意思決定を実際に行う人が会議に参加していれば、その上司となる人は参加する必要がない。それぞれの役割を切り出すことで、不必要な会議に参加する必要もなくなるし、無駄な伝達をする必要もなくなる。日本MSでは、30分会議と並行して、「会議は原則5人まで」という取り組みも推進している。

会議の風景
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 日本MSではワークライフチョイスチャレンジを行った19年8月のデータを公開しているが、30分会議の実施比率は前年同期比で46%増加した。一方で、時間を短縮したり、人数を絞ったりして会議をすることで別の問題は発生しないのだろうか。例えば「時間内に話がまとまらなかったので別の会議を開催する」「会議で決まった内容を別のメンバーに伝達するための会議を開催する」といったことだ。

 この点については、「1カ月当たりの就業日数」を見れば“杞憂”だといえる。前年同期比で日数は25.4%減少した。広報担当者は「日数も時間も、30分会議の推進で大幅に増えた、ということはない。そもそも情報の伝達だけであればチャットツールで事足りる」と話す。「そもそもその会議が必要なのか」と原点に立ち返ることも、無駄な会議の削減には必要ということだ。

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