戸籍事務にAI検索 東京・品川区で行政DX

戸籍事務に関する電子書籍をAI検索サービスを使って調べる品川区職員
戸籍事務に関する電子書籍をAI検索サービスを使って調べる品川区職員

昨年9月に発足したデジタル庁が、行政のDX(デジタルトランスフォーメーション)を後押しする中、東京都品川区では戸籍事務に関連し、法令・解説書などを電子化し検索できる新たなシステムを導入した。行政のDXが必要なのは住民サービスといった目に見える分野だけにとどまらない。正確かつ滞りなく事務を処理するためのバックヤード機能の変革も、地味ではあるが重要だ。

品川区で8月に稼働したのは富士通Japan(港区)が開発したAI検索サービス。戸籍実務に関する専門書を手掛ける日本加除出版の書籍や関連する専門文献などをデータベース化し、文章や同義語、類義語も含んだ検索が可能だ。

「日本人父とフィリピン人女性の嫡出でない子が認知された後、父母が離婚した。親権の帰属は」

こんな文章で職員が検索をかけると、画面上に電子書籍など候補が瞬時に表示される。内容や発行年月などを基に参考にするものをクリックすれば、内容が表示される。

職員が検索ワードに最も一致していると感じた書籍に「いいね」を付ける機能もある。検索文言や評価をビッグデータとして蓄積、分析して検索結果の精度を向上させていく狙いだ。

ベテランに負担

高い専門性が求められる戸籍事務は、採用以来一貫して携わる職人的な職員によって支えられていた。

ただ、行政サービスの範囲が拡大する一方で、全国の地方自治体総職員数は平成6年の約328万人をピークに、令和3年は約280万人へ減少。近年は一定周期で異動させ、幅広い経験を積ませる傾向が強い。品川区も例外ではなく、戸籍事務でも初担当や経験が浅い職員は年々増加し、対応が大きな課題だった。

戸籍事務が関わる法令などは多岐にわたり、改正や運用・解釈の変更も絶えない。家族の形をはじめ生活様式が多様化するに従って、複雑な事例も増えている。判断に悩む申請に対応するために担当者は、紙ベースの解説書などを一つ一つ確認する必要があった。

今回、システム導入の中心となった区戸籍住民課の澤龍課長補佐は「経験が浅い職員は、そもそもどの書籍を見ればよいのかが分からない。ベテランにとっても、そのフォローに時間を割かれることが大きな負担になっていた」と語る。

国の後押しも期待

30年超の区職員キャリアの約半分を情報システム畑で過ごしていた澤氏は令和元年、地方自治体の情報システムに関する展示会で富士通Japanの担当者から声をかけられ、若手らの支援ツールとしてはもってこいだと感じた。

2年に参加したシステムの実証実験では、戸籍に関する届け出を受けて専門書などを参照・調査する時間が、1件あたりでほぼ半減。大きな効果が裏付けられ、区はその後の開発にも協力し、製品化を待って即、導入した。検索回数などが増えれば増えるほど精度が向上するため、現在は品川区だけだが、自治体での導入事例が増えれば、調査の効率や正確さが高まることが見込まれる。

課題は外国の法令や国の通知・通達の収録などデータベースの拡充だ。言語はもちろん、戸籍事務の世界で根強い「紙文化」も大きな壁だという。システムの導入費用も財政状況が厳しい中では障壁となる。

ただ、澤氏は「人間にしかできない仕事があり、コンピューターに比べて効率が落ちる所で時間を削ることはもったいない」と強調。行政サービス全体の底上げにつながり得る取り組みは、地方自治体任せではなく、国のリーダーシップや後押しも期待される。

戸籍 人が生まれてから死ぬまでの結婚、離婚、養子縁組などの動きや家族関係を登録・公証する。市区町村が事務処理を担当し、国は助言や指示をする。氏名や生年月日、実父母の氏名と続き柄などが記されている。戸籍の所在地である本籍地は、国内なら自由に変更できる。(中村雅和)

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