注目される「15分の会議」、その効果はいかに

ビデオ会議が一般的になったことで、仕事の手を止めて会議に参加することを1日に何度も繰り返すことにストレスを感じる人も増えたことだろう。こうしたなか、労働者の生産性や作業効率を維持するためにも、「15分」といった短時間の会議が注目されている。

業務管理プラットフォームを運営するAsanaは、ある社内実験を4月に実施した。従業員は会議に費やす時間を測り、参加者が5人以下の定例会議の予定をすべて削除するよう求められた。そして予定が何も入っていない状態で48時間を過ごした上で、必要と感じた会議に限って予定を元に戻したのである。

「おかげで従業員たちは、従来では考えられないほど会議の時間を短縮しました。30分の会議は15分になり、頻度も減っています」と、Asanaで生産性を専門とするレベッカ・ハインズは語る。「最後に、この実験を経てどれだけの時間を会議に費やすようになったのか計算してもらいました」

集計したところ、従業員には1カ月で平均11時間ほど会議以外に費やせる時間が生まれた。これは1年で17日間、すなわち3週間半に相当するとハインズは言う。

Asanaが10,000人超の従業員に実施した調査によると、従業員の40%はビデオ会議に費やす時間が昨年より増えていると答えており、52%は会議中にマルチタスクをしているという。英国とオーストラリアでは労働人口のほぼ半数が、米国では3分の1超が心身に疲労を感じながら勤務時間を終えている。

実際にデジタル疲労、すなわちPCやスマートフォンの画面を長時間使うことで生じる重度の疲労が増加している。米国の労働者のうち半数超(52%)は「燃え尽きている」と2021年4月の時点で感じており、3分の2超(67%)は、この燃え尽き症候群が新型コロナウイルスのパンデミック(世界的大流行)の間に悪化したと感じていることが、Indeedの調査で明らかになった。また、オンラインで“バーチャル勤務”している人々のほうが、燃え尽き症候群が悪化したと答える傾向が強いという(38%)。

“リモート疲れ”で求められる会議の短縮

このようにデジタル疲労と闘う試みがなされるなか、会議の時間をわずか15分に短縮する動きが管理職の間でかなりの好評を博している。

ベルリンを拠点に法人向けの金融自動化プラットフォームを運営するMoniteは、経営陣の業務報告やチームとキャッチアップミーティング、問題解決のための会議を15分で実施する取り組みを21年7月に導入した。それぞれの招待状には、定期的に交代するモデレーターやファシリテーターの役割のほか、議論の流れを示す議題が設定されている。

大半のスタッフはこの形式の会議に慣れるまでに4〜5回ほどかかったという。だが、Moniteの最高経営責任者(CEO)兼共同創業者のイワン・マリヤシンは、すでに15分の会議のメリットを感じている。

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